Puesta en marcha TICKETBAI

Te resolveremos todas las dudas con el funcionamiento del módulo en el SOFTERP/DOLIBARR

Documentación necesaria para activar Ticketbai
    1. Enviarnos el certificado de cliente (Archivo en formato .p12 o .pfx, no sirven certificados en la nube, necesitamos el archivo), contraseña del certificado + documento firmado de RGPD
    2. Informar a la asesoría que los números de facturas van a cambiar, se va a cambiar la numeración por una específica y requerida por ticketbai.
    3. Preguntar a la asesoría estos datos para ponerlos en el programa de forma genérica para todas las facturas. Sin embargo, en cada factura se podrá también cambiar estos valores.
  3. Si vuestra sede es en BIZKAIA también necesitamos esto:
    1. Si os queréis acoger al periodo voluntario tenéis que rellenar una solicitud. La opción por la aplicación voluntaria de Batuz es irrevocable): https://www.batuz.eus/es/periodo-voluntario
    2. Solo necesario para personas físicas y comunidades de bienes y sociedades civiles (modelo 140) (Esto será también posible cambiarlo en cada factura):
      1. Epígrafe: El epígrafe de la actividad, el código de IAE.
      2. ¿ Ingreso a computar diferente de IVA? Hay que indicar SI o NO si el ingreso a computar en el IRPF es diferente a la base imponible del IVA o en su caso de la base imponible más cuota repercutida. En caso de que la anterior pregunta sea SI, indicar el importe del Ingreso IRPF.
      3. – Indicar SI o NO si la empresa está acogida al criterio de cobros y pagos.

 

INFORMACIÓN IMPORTANTE:

  • Desde el momento que Ticketbai esté activo las facturas generadas y VALIDADAS  ya NO podrán eliminarse, solamente se podrán generar facturas rectificativas, abonos o Anular la factura (Os aparecerá un botón verde con esta opción). La opción de anular factura SOLAMENTE hay que usarla en casos extremos de haber generado una factura y que el cliente haya decidido prescindir de esos servicios. Si la factura va a existir y lo que hay que hacer es algún cambio o devolución se tendrá que realizar una factura rectificativa o abono.
  • Las facturas en nuestro programa primero pasan por un estado de «Borrador» donde podéis hacerles todos los cambios que queráis pero no tendrán numeración de factura. En el momento en el que la validéis, es cuando ya se manda a diputación, se le da una numeración y ya NO se puede modificar absolutamente nada de esa factura.
  • Es importante, revisar al final del día el estado de las facturas, que os aparecerá dentro de cada factura, en el bloque verde en la casilla «Respuesta Diputación» ,»¿Enviado a Diputación?» y «Respuesta Error» en caso de que la haya. Si aparecieran como Rechazado , no enviado o algún error es importante notificárnoslo para poder solventarlo.
  • Cuando os proporcionemos el programa, el MÓDULO TICKETBAI estará deshabilitado hasta que empecéis a facturar en real, es decir, cuando hagáis pruebas todas esas facturas se podrán eliminar sin problema porque NO serán enviadas a hacienda. Una vez que nos aviséis que vais a empezar a facturar en real, ya SÍ se os habilitará dicho módulo.

 

*El módulo sigue actualizándose casi a diario debido a los continuos cambios de la normativa de Ticketbai. Es por esto, que si se detectara cualquier tipo de error nos lo notificarais cuanto antes para poder solventarlo. El módulo está en constante evolución y, es por eso, que pedimos paciencia y comprensión si se detectan errores, ya que los subsanaremos en la mayor brevedad posible.

 

Os dejamos las normativas de las 3 diputaciones para que podáis ver cuales son las obligaciones de Ticketbai:

Bizkaia –>https://www.batuz.eus/es/

Gipuzkoa–> https://www.gipuzkoa.eus/es/web/ogasuna/ticketbai

Alava–> https://web.araba.eus/es/hacienda/ticketbai

 

Instalación y configuración del módulo Ticketbai

1º- Rellenar el formulario https://gestionempresaerp.com/tbaiapi_tests/valida_form.php Para que podamos darles de alta.

2º- Revisar sección datos de empresa y ver que está la razón social, dirección, provincia y CIF correctamente indicados.

3º- Activar el módulo y cambiar la configuración del módulo Dolticketbai (Revisar bien todo lo indicado en la configuración, de lo contrario, no funcionará correctamente.).

**Cambiar la numeración de las facturas.

**Rellenar todos los campos.

**Poner a “produccion” el módulo para poder emitir facturas.

****Una vez activado dicho módulo NO HACER NINGUNA FACTURA hasta terminar la configuración completa del módulo.

4º- Meter el certificado y contraseña en la sección del menú superior “DolTicketbai”.

5º-Activar Api/servicios web REST (Quitar el soap) y activar el de REGISTROS INALTERABLES

6º- Dar permisos a todos los usuarios que haya hasta el momento.

Después de esto se pueden emitir las facturas  y revisar que se cree correctamente el código QR y el archivo xsig.

 

Opciones a la hora de hacer las facturas:

En la configuración del módulo se escogen unos valores predeterminados para las facturas (la clave de régimen de iva, el tipo de desglose de iva de la factura)…etc. Sin embargo, en ocasiones, hay facturas realizadas que tienen otros valores por diferentes causas (clientes extranjeros, facturas que tienen parte de la factura sin iva y parte con iva…etc.).

Para esto, dentro de cada factura encontraréis unos campos en verde para poder cambiar dichos valores en cada factura. ESTOS CAMPOS DEBERÁN CUMPLIMENTARSE UNA VEZ CREADA LA FACTURA EN BORRADOR YA QUE SI SE RELLENAN EN EL PRIMER PASO DE CREACIÓN DE LA FACTURA NO SE GUARDARÁN LOS VALORES.

Funcionalidades Ticketbai

El envío a diputación se realiza cuando se le da al botón VALIDAR de una factura o cuando, desde el tpv, se graba una venta. Es decir, en el momento de validación de una factura (Ya sea cuando desde un albarán creamos su factura, si indicamos que dicha factura será validada, se enviará a diputación). Cuando se valide una factura ya no se podrá eliminar ni modificar. Por ello, si existe algún error se podrá:

    • Anular la factura (Botón “anular factura” o “anular factura corregida”): Mandará un fichero de anulación de factura y quedará registrada en diputación como anulada. Pero dicho numero de factura NUNCA se podrá dar a otra factura distinta.
    • Crear una factura rectificativa o abono como se ha realizado siempre desde Dolibarr (Misma funcionalidad que tenía hasta ahora).

 

  • Si el cliente es extranjero de fuera de la unión europea:

Si el valor introducido en el campo “CIF/nif intracomunitario” es de un cliente de fuera de la unión europea, en la factura hay que indicar lo siguiente:

Tipo de identificación pais residencia (Por defecto NIF NTRACOMUNITARIO): 06- otro documento probatorio.

  • Cómo hacer una factura que es entrega de bienes o exportacion:

Si la configuración genérica es distinta de esta, en la factura, en los campos en verde hay que cambiar estos campos:

– Clave regimen iva 02 (exportaciones)

– Tipo de operación NO nacional: Entrega de bienes

– Tipo desglose: Sujeta y exenta E2 (para exportacion), E5(entrega de bienes).

 

  • Si es una prestación de servicios:

Se trata de una operación no sujeta en España y sujeta en destino (otro Estado de la Unión Europea): causa de no sujeción: “RL”, No sujeto por reglas de localización.

Y sólo hay que rellenar el importe no sujeto de la operación en su campo correspondiente (no se marca nada relativo a tipos de IVA).

– Tipo de operación NO nacional: Prestación de servicios

– Tipo desglose: (RL)NO sujeta IVA por reglas de localización

 

  • OPERACIÓN CON INVERSIÓN DE SUJETO PASIVO –Cliente español:

En el caso de clientes que sean empresas españolas, el proveedor o prestador del servicio expedirá la factura consignando en el bloque funcional “Desglose factura” la clave “No Exenta – Con Inversión sujeto pasivo”. Se informará del importe de la operación en el campo «base imponible», pero los campos “tipo impositivo” y “cuota repercutida” en caso de ser rellenados o cumplimentados, se informarán con importe cero.

Lo que hay que hacer en dolibarr es dentro de la ficha de esa factura antes de validarla, si toda la factura es a 0% iva, en el campo verde hay que poner lo siguiente:

  • Desglose IVA: S2

 

  • OPERACIÓN CON INVERSIÓN DE SUJETO PASIVO –Cliente extranjero:

En el caso de clientes que sean empresas comunitarias con NIF-IVA, se rellenará el apartado «Desglose a nivel de operación», rellenando en el bloque «No sujeta – detalle no sujeta» la causa de no sujeción «RL – No sujeto por reglas de localización» y el importe no sujeto. Asimismo, deberá indicarse si se trata de una entrega de bienes o una prestación de servicios.

  • Desglose IVA: RL

 

  • Clave regimen de IVA:

Si es una factura que tiene una clave de régimen de iva distinta a la puesta por defecto. En el campo “Régimen de iva” se podrán escoger hasta 3 tipos de claves compatibles.

Caso de empresa sujeta a la clave de iva 01 y 51 y cada uno asociado a un epígrafe distinto

  • En la configuración tiene que escoger las dos claves de régimen de iva (01 y 51)
  • En OPERACIÓN RE o REGIMEN SIMPLIFICADO: SI
  • Epígrafe de la actividadà epiproduct – epígrafe por producto
  • En cada producto hay dos nuevos campos (epígrafe y regimen) y tendrá que rellenar cada uno de ellos.

 

Revisar las incompatibilidades de claves en sus paginas webs respectivas:

  • Gipuzkoa: https://www.gipuzkoa.eus/es/web/ogasuna/ticketbai/faq
  • Bizkaia: https://www.batuz.eus/es/preguntas-frecuentes
  • Alava: https://web.araba.eus/documents/105044/5608600/%C3%81LAVA+FAQS+23-12-2021.pdf/feedd500-c752-ba04-7e8b-4da2d65da9ed?t=1640266647877

 

  • Epígrafe

Si la empresa esa de Bizkaia y tiene el modelo 140 y en una factura en concreto el epígrafe es distinto al que hay por defecto o el ingreso a computar irpf es diferente del iva deberá rellenar esos campos en dicha factura.

Si en el campo “¿Ingeso a computar IRPF diferente de IVA?” lo pone a SI deberá rellenar también el campo “Indicar importe ingreso IRPF”.

– En el caso de que una empresa tenga varios epígrafes distintos que se puedan entremezclar a la hora de hacer una factura o ticket deberá realizar lo siguiente:

  • En la configuración del módulo hay que indicar en “Epígrafe de la actividad” hay que escoger la opción (EPIGRAFE POR PRODUCTO) y luego en cada producto en su ficha hay un nuevo campo llamado “Epígrafe producto” y habrá que indicar por CADA PRODUCTO Y SERVICIO a qué epígrafe pertenece. Si algún producto quedara sin enlazar dará error.
  • Si se escoge en las facturas meter líneas libres dará error.

 

  • Campo descripción

Si en una factura la “descripción” de la factura fuera distinta al estándar que es “Factura a cliente” o “factura rectificativa a cliente” (en caso de rectificativas) podrá realizarlo cumplimentando dicho campo en cada factura.

 

  • Recargo de equivalencia del EMISOR de la factura (Esto NO es para los casos en los que el cliente tenga RE)

Si hubiera alguna factura en concreto que el EMISOR de la factura (no es para casos en los que el receptor tenga RE) esté sujeto a recargo de equivalencia o régimen simplificado lo podrá indicar en el campo “¿Operación en RE o régimen simplificado?” de cada factura. (Dicho valor se puede cambiar en la configuración del módulo para que en todas las facturas se indique lo mismo).

 

  • Facturas rectificativas y abonos

En las facturas rectificativas o abonos existen varios campos que llevan unos valores por defecto pero que si se quisiera se podrían modificar en cada factura:

Facturas recitificativas:

Código Rectificativa (Obligatorio rectificativas)-> Valor por defecto: R4 (Factura rectificativa:Resto)

Tipo Rectificativa (Obligatorio rectificativas)-> Valor por defecto: S (Factura rectificada por sustitucion)

 

Abonos:

Código Rectificativa (Obligatorio rectificativas)

  • Si es de una factura simplificada -> Valor por defecto: R5(Factura rectificativa en facturas estandar)
  • Si es de una factura normal-> Valor por defecto: R4 (Factura rectificativa:Resto)

Tipo Rectificativa (Obligatorio rectificativas) -> Valor por defecto: I (factura rectificativa por diferencias)

 

  • Tipo Desglose IVA factura

En la configuración del módulo se pone un TIPO DESGLOSE DE IVA por defecto para todas las facturas, sin embargo, es posible que algunas facturas sean distintas a otras, para ello hay que tener en cuenta lo siguiente:

    • Si el receptor de la factura es extranjero se podrán realizar dos opciones:
      • Si toda la factura completa es de prestación de servicios o de entrega de bienes en el campo llamado “Tipo operación NO nacional” deberá indicarse si la factura completa es “prestación de servicios” o “entrega”.
      • Si por el contrario, parte de la factura es prestación de servicios y parte entrega de bienes, deberá indicarse en cada línea de factura a la hora de introducir una línea la opción de “Entrada libre del tipo” e indicar si es servicio o producto. En caso de que sean productos/servicios predefinidos a la venta, no habrá que hacer nada adicional ya que si la línea introducida corresponde a un servicio se considerará “prestación de servicios” y si está incluido en los productos se considerará “entrega de bienes”.
    • Si la factura completa tiene un único desglose de iva (la factura completa está exenta por la causa E3 o no está sujeta por reglas de localización….etc) se podrá indicar en el campo en verde “Desglose iva” indicando para esa factura completa dicho desglose (esto quiere decir que no se podrán poner líneas con iva y otras sin iva, tendrán que ser o todas con iva (pudiendo haber diferentes tipos de iva) o todas sin iva).
    • Si por el contrario, hay líneas de la factura sujetas a iva y otras NO sujetas o exentas (EJ: algunas líneas al 21% y otras al 0% o todas al 0% pero unas son bienes y tienen causa de exención E5 y otra son servicios y tienen causa de exención E2), en el campo “Desglose iva” se deberá indicar el valor “Desglose por linea” y en cada línea deberá indicarse en el campo “Desglose IVA por Linea” el tipo de exención o sujeción de cada una de ellas.

 

  • Nuevos campos en la ficha de la factura

Hay una serie de campos que son a modo informativo para registrar si se han enviado a diputación correctamente:

¿Enviado a Diputación?

Respuesta Diputación   – Es importante ver siempre el contenido de esta para saber si ha habido errores y poder subsanarlos

Código Respuesta Diputación

Código Error

Respuesta Error

 

  • Si una factura en el campo “Respuesta diputación” apareciera “Error…. Incorrecto” o en el campo “Respuesta error” apareciera contenido del error aparecerá abajo en verde un botón llamado “ENVIAR FACTURA CORREGIDA” (De momento solo en BIZKAIA, más adelante también aparecerá para ALAVA Y GIPUZKOA) para corregir los campos incorrectos (solamente a nivel de datos tipo régimen de iva, desglose…nada que ver con el contenido de la factura) y volver a enviarla a diputación. Es decir, aparecerá cuando algún dato se ha enviado incorrectamente a diputación y es necesario volver a enviarla para que los datos aparezcan correctamente.
  • En caso de que la factura esté correctamente enviada y recibida por diputación pero por alguna causa hay algún dato mal del cliente o el contenido de la factura es incorrecto se deberá realizar un abono o factura rectificativa (como se hacía hasta ahora en dolibarr).