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Tutoriales y FAQs

Tutorial uso básico del softerp

Tutorial TPV softerp

Meter productos

Cómo usar el TPV en Restaurantes
Mostrar más campos en los listados

Para mostrar más campos en cualquier listado del softerp hay que ir al botón de la derecha de los puntitos y pulsarlo. Aparecerá un nuevo cuadro donde se pueden seleccionar o deseleccionar los campos deseados. Por último, pinchar con el ratón fuera del cuadro para que se recarguen dichos campos. Ahora ya aparecerán los nuevos campos en el listado.

Exportar facturas a excell
Crear / Modificar / Eliminar una empresa

El módulo clientes/proveedores permite gestionar clientes, clientes potenciales y/o proveedores.

Se trata de un requisito esencial para muchos otros módulos que se basan en estos conceptos (facturas, pedidos, contratos, presupuestos, etc…).

También puede crear de 1 a varios Contactos dentro de la Empresa (necesarios para poder crear y tener un seguimiento de un presupuesto o una factura).

Una empresa es una entidad comercial: cliente o proveedor (Ejemplo: Una SL, una asociación, un particular).

El contacto, a su vez, representa a un individuo o una persona de contacto genérico (por ejemplo, director general o trabajador de la empresa, comercial, presidente o tesorero de la asociación, o un particular).

Softerp gestiona de la misma manera los individuos y los negocios. Tambien a los particulares, que suelen tener un «contacto», que contiene las mismas características que el objeto «Empresa».

Crear una nueva empresa

Ir a Clientes – Nuevo Cliente- Nuevo proveedor. Escriba la información solicitada (no es necesario que rellene todos los campos).

Una vez que la nueva empresa esté creada, puede agregar notas en la ficha, y adjuntar documentos relacionados.

Modificar una empresa

Ir al menú de Empresas, haga clic en la empresa a modificar y seleccione la pestaña ficha.

Haga clic en «Modificar» (abajo a la derecha).

Introduzca los cambios.

Haga clic en «Grabar».

Eliminar una empresa

Ir a la ficha de la empresa y haga clic en «Eliminar». Sólo una empresa que no tenga nada por cobrar (facturas, contratos, pedidos, etc) puede ser borrada, de lo contrario no será posible.

Desactivar un empresa

Para desactivar un empresa (en caso de que no se pueda eliminar) es posible poner como «cerrar la empresa».

Ir al menú de Empresas, haga clic en la empresa a modificar y seleccione la pestaña ficha.

Haga clic en «Modificar» (abajo a la derecha).

En el campo «Estado» seleccionar «Cerrado».

Haga clic en «Grabar».

Crear / Modificar / Eliminar un contacto

Crear un contacto

Existen varias posibilidades de creación de contactos:

  • Ir al menú clientes/proveedores – Contactos – Nuevo Contacto. Escriba la información solicitada (no es necesario que rellene todos los campos). De esta forma creará un contacto que puede no estar vinculado a un tercero.
  • Desde un cliente/proveedor, ir a la pestaña cliente o proveedor y hacer clic en «Crear contacto». Escriba la información solicitada (no es necesario que rellene todos los campos). Así creará un contacto vinculado a un tercero.

Modificar un contacto

Ir al menú de clientes/proveedores – Contactos – Listado, haga clic en el contacto a modificar y seleccione la pestaña ficha o información personal.

Haga clic en «Modificar» (abajo a la derecha).

Introduzca los cambios.

Haga clic en «Grabar».

Eliminar un contacto

Vaya a la ficha del contacto y haga clic en «Eliminar»

 

Puede crear de 1 a varios Contactos físicos en la empresa (serán utlizados como destinatarios de los envíos de e-mail de los presupuestos, pedidos de clientes o de facturas a clientes…).

Crear / Modificar / Cerrar / Eliminar un Pedido

Crear un pedido

La creación de un pedido se realiza a partir de la ficha cliente dentro del área comercial de la aplicación. El link que permite esto se encuentra dentro de la barra de acciones de la ficha.

También es posible desde el menú superior «Presupuestos / Pedidos» > Nuevo pedido.

Es posible configurar que un pedido sea creado automáticamente al cerrar un presupuesto, siendo este pedido creado en el estado borrador.

 

Modificar un pedido

Para modificar un pedido es necesario abrir su ficha.

 

Cerrar un pedido

Una vez que un pedido este totalmente expedido, es necesario ir a su ficha para cerrarlo. Entonces será mostrado en el área de contabilidad como «A facturar».

 

Eliminar un pedido

Para eliminar un pedido es necesario abrir su ficha. Un pedido puede eliminarse solamente si se encuentra en el estado borrador. Una vez validado, solamente puede ser anulado. La eliminación de un pedido entraña el borrado de todos los datos y referencias.

Un pedido eliminado no puede ser recuperado.

Descuento aplicado a una factura o presupuesto

Descuento fijo a un cliente (Cuando es un descuento en una factura o presupuesto determinado):

  • En la ficha del cliente, en la pestaña cliente, hay que editar el apartado «Descuento fijo». Se abrirá una nueva página y deberás introducir la cantidad del descuento y si lleva IVA o no (Si el descuento quieres que se haga sobre la base imponible deberás poner que el descuento tiene 21% de IVA) y pulsar el boton «Crear descuento fijo».
  • Una vez creado el descuento deberás ir a la factura o presupuesto y en el campo «Descuento fijo» escoger el descuento creado y lo añadirá como una linea más de la factura pero con valor negativo, podrás mover la línea o eliminarla.
  • Para poder editar dicho descuento se deberá eliminar la linea de la factura o presupuesto e ir al mismo sitio donde se creó dicho descuento, eliminarlo y volver a crear uno nuevo. Y, por último, volver a vincular dicho descuento a la factura o presupuesto.
  • Se podrán crear tantos descuentos fijos como desees y cada uno asociarlo a una sola factura o presupuesto.

Descuento relativo a un cliente (Cuando es un descuento que se va a aplicar siempre):

  • En la ficha del cliente, en la pestaña cliente, hay que editar el apartado «Descuento relativo». Se abrirá una nueva página y deberás introducir el % de descuento.
  • Una vez creado el descuento deberás ir a la factura o presupuesto y en el campo «Descuento relativo» escoger el descuento creado y se aplicará sobre el importe final.

 

Descargar todas las facturas agrupadas por mes en un solo pdf

Para poder agrupar todas las facturas de un mes, año…. en un solo pdf hay que realizar lo siguiente:

  • En el listado de facturas habría que filtrar por mes o por año y luego darle a la lupa de la derecha para realizar dicho filtrado.
  • A continuación, seleccionamos con el cuadrito de la derecha todas las facturas y arriba aparece un desplegable, hay que seleccionar fusión pdf y se fusionaran todas las facturas en un único pdf.
Crear facturas a partir de varios pedidos (Opción «Facturar pedidos»)

1º- Los pedidos tendrán que estar en estado «Validado» antes de facturarlos, de lo contrario, si se encontraran en estado borrador y se facturaran dichos pedidos, se tendría que cambiar el estado del pedido a Facturado uno a uno (Pedido por pedido).

Para facturar varios pedidos:

1º- Ir a Presupuestos/pedidos > Pedidos de clientes > Listado de pedidos

Filtrar por fecha y por el estado de «Facturado» ya que el programa antes de facturarlo no revisa si su estado es facturado o no, con lo cual, SIEMPRE, hay que filtrar por lo siguiente:

Columna Facturado : NO

Colulmna Estado: Validado

Fecha: Si se quisiera filtrar por fecha.

Una vez que se obtienen los resultados deseados se seleccionan todos con el checkbox de la derecha del todo y en el botón que aparece encima se pulsa sobre «Facturar pedidos» y «Confirmar».

En las siguientes opciones es MUY IMPORTANTE escoger bien:

Fecha de facturación: Se indica la fecha de la / las facturas

Crear una factura por tercero (De lo contrario, una factura por pedido): 

Si escogemos Sí –> Se creará una única factura por cliente para todos esos pedidos. (Si son pedidos de varios clientes se creará una factura por cliente agrupando todos los pedidos de cada cliente en dicha factura).

Si escogemos NO: Se creará una factura por cada pedido. (Si un mismo cliente tiene más de una factura se crearán varias facturas, una por cada pedido).

Facturas validadas: Si queremos que aparezcan como validadas hay que poner a SÍ. Si queremos que se creen en estado borrador hay que darle a NO (Luego habrá que ir validándolas una por una).

Por último, pulsar «Facturar pedidos» y ya se habrán creado dicha(s) facturas. Si vas a la sección facturas te aparecerán las nuevas facturas creadas.

Creación de Partes de Trabajo

IMPRESIÓN DE PARTES PARA LLEVAR AL CLIENTE

1º – Hay que pulsar en la pestaña de partes de trabajo en el menú superior

2º- En el menú lateral izquierdo hay que pulsar «Nuevo parte »

3º- Hay que elegir el cliente y pulsar «Crear borrador»

4º- En el campo descripcion hay que introducir la descripcion del aviso y pulsar «Crear borrador»

5º- Una vez creado el parte hay que ir a la pestaña superior «Contacto de parte», en esta sección se escoge el tecnico asociado a la incidencia y la persona responsable de la empresa.

6º- Por último, se vuelve a la pestaña «Ficha» y abajo del todo, en la sección documentos, se pulsa en «Generar» y una vez generado en el archivo pdf.

RELLENAR EL PARTE (Cuando éste ya ha sido creado pero no validado):

1º – Hay que pulsar en la pestaña de partes de trabajo en el menú superior

2º- En el menú lateral izquierdo hay que pulsar «Listado » y seleccionar el parte asociado

3º- En el campo «Descripcion»

 

Imprimir Etiquetas (Codigos de barras)

1º- Nos tenéis que informar que esto lo queréis realizar para que configuremos el módulo de generación de etiquetas

2º- Cuando creas un producto te genera automáticamente el código de barras y para imprimirlos hay que ir a “Productos”> en el menú lateral izquierdo pinchar en “Etiquetas de productos”. Aparecerán todos los productos y  hay que seleccionarlos y darle a añadir lista,  una vez que hemos añadido todos los que queremos se pulsa en “imprimir lista”. Esto te genera un pdf y tendrás que pulsar en imprimir y escoger la impresora de etiquetas.

Si veis que tarda mucho en generar el pdf es porque tenéis que escoger menos número de productos para añadir a la lista.

Si al generar el pdf vierais que hay etiquetas que ya habéis imprimido, deberéis dar a vaciar lista y luego ya volver a seleccionar los productos > pulsar en añadir lista y luego en imprimir lista.

Hemos puesto que aparezca en la etiqueta el campo REF y precio, porque si ponemos el campo etiqueta es tan grande que pisa a las etiquetas de al lado, cuando los del modulo nos manden una actualización se podrá cambiar el tamaño de la letra. En el campo ref aparece una referencia que han puesto ellas y la talla.

Unificar varios albaranes de un proveedor en una sola factura

Cuando se tienen más de un albarán de un proveedor y se quieren unificar en una sola factura a final de mes hay que hacer lo siguiente:

1º- En primer lugar dar de alta esos albaranes en la sección «presupuestos/pedidos»>»Pedidos a proveedor». Hay que introducir todas las lineas del pedido y darle a «Validar». Una vez hecho esto, hay que darle al botón «Realizar pedido» rellenando el formulario que aparece debajo para que quede constancia cuando se ha enviado dicho pedido. Una vez que el albaran esté en el estado «pedido-en espera de recibir».

Si está habilitado el módulo de «recepción de pedidos» hay que darle al botón de «Clasificar recepción» para indicar si toda la mercancia se ha recibido o no. Si esto no está habilitado ya se podrán facturar dichos pedidos.

2º- Una vez que tengas todos metidos cuando quieras crear una factura con todos esos albaranes deberás ir a:

  • «Clientes/proveedores»> «Listado de proveedores»> Buscas al proveedor y entras dentro de su ficha.
  • Ahí vas a la pestañita «Proveedor» y abajo te saldrá un botón llamado «Facturar pedidos».
  • En la siguiente pantalla hay que rellenar todos los pedidos que se quieran unificar en una sola factura y pulsar en «Facturar».
  • A continuación, se muestra el formulario para rellenar con la «ref.proveedor» que es la referencia de la factura del proveedor y el resto de campos y pulsamos «Crear borrador».
  • Ya se ha creado la factura en estado borrador y solamente dándole a validar ya tendremos generada la factura del proveedor con todos los albaranes agrupados.
Antes de empezar a usar el TPV

Si los cierre de caja queréis que os coincida el importe que aparezca en el softerp con el importe de vuestra caja deberéis hacer esto:

Antes de empezar a facturar con este programa es necesario realizar los siguientes pasos para que el cierre de caja sea correcto:

  • Ir a Bancos/cajas y en la cuenta de efectivo> pestaña “registros bancarios”, abajo aparece un registro llamado “saldo inicial”, deberás editarlo dándole al botón que aparece recuadrado en la foto e indicar el saldo que hay en ese momento en vuestra caja de efectivo, para que al final del día, cuando vayáis a hacer el cierre de caja el dinero de vuestra caja de efectivo (la física, la que tenéis en la tienda) sea igual a lo que aparezca en el programa.

 

 

Hay que escoger en el desplegable “tipo/numero” la opción efectivo y en la casilla importe poner el importe que hay en la caja que tenéis en la tienda y luego pulsar modificar y con eso ya se queda guardado.

 

Crear un producto / servicio
Ciclo de vida de un pedido

 Un pedido de cliente habitualmente sigue el siguiente ciclo de vida:

Si el módulo de Expediciones está activado:

Borrador –> Validado –> En proceso –> Procesado (Si se ha enviado) –> Facturado–> Anulado

Si el módulo de Envíos no está activado:

Borrador –> Validado –> Facturado–> Anulado

 

El estado «A facturar» no es un estado específico de pedidos, ya que para algunos usuarios será lo mismo que el estado «Validado», para otros será «Enviado». La factura puede crearse tanto antes como después del envío, dependiendo de la organización de la empresa.

El estado «Expedición en curso» solo se ve si se usa el Módulo Envíos.

 

Una vez que un pedido de cliente haya sido validado por su creador, si tiene activado el Módulo Envíos, puede generar una o varias notas de entrega, ver hojas de recepción para enviar sus productos. Esto puede hacerse en cualquier momento después de la validación y antes de que el pedido pase al estado de procesado o cancelado.

 

También puede cerrar el proceso de un pedido (cambio al estado «Enviado») cuando lo desee.

Dispondrá de la posibilidad de crear una o varias facturas a cliente desde el pedido, ya sea desde pedidos validados o enviados. Por defecto las facturas creadas desde un pedido contendrán el mismo contenido/importe, pero puede editar la factura una vez generada desde el pedido para cambiarla.

Se puede configurar que el pedido cambie al estado «Facturado» cuando se cree la factura.

Si hace clic en «Clasificar facturado», cambiará el estado a «Facturado» (fin de su ciclo de vida) y el pedido desaparecerá del menú «Pedidos a facturar».

Crear Presupuesto

Ciclo de vida / Reglas de gestión

Cuando se crea un Presupuesto, su primer estado es Borrador, a la espera de ser validado. Una vez que ha sido validado, pasa al estado Abierto, de este estado puede pasar a; no firmado, si el cliente no acepta el presupuesto acaba, su ciclo de vida. A firmado si sí lo acepta, en este último caso se creará, el pedido correspondiente.

 

Crear un presupuesto

La creación de un presupuesto se hace desde la ficha Cliente en el área de Clientes/proveedores o desde el área de presupuestos.

Para crear un presupuesto debe tener definido un contacto para este cliente.

Siga las indicaciones para crear un presupuesto borrador y, a continuación, confirme cuando esté listo (contrariamente a las facturas, se puede modificar un presupuesto validado).

Crear factura o pedido a partir de presupuesto

Cierre un presupuesto como firmado cuando el cliente haya dado su consentimiento. Entonces desde la ficha del presupuesto aparecerán las siguientes opciones:

  • Crear factura o abono
  • Crear pedido

Una vez que se haya facturado, hay que volver al presupuesto y clasificarlo como facturado.

Ejemplos casos de uso

UCCP01: Petición de un presupuesto
Situación Un posible cliente me pide un presupuesto.
Acciones Doy de alta al cliente en la seccion Clientes/Proveedores

  • Relleno los datos y hago clic en Crear cliente
  • Voy a la seccion presupuestos y le doy a Crear presupuesto
  • Relleno los datos (validez, condiciones y forma de pago, etc.) y hago clic en Crear borrador
  • Agrego los productos y/o servicios del presupuesto.
  • Una vez todos los productos y/o servicios han sido incluidos en el presupuesto, lo valido haciendo clic en Validar.
Creación de facturas (Factura Standard, factura rectificativa o Abono)

Creación de una factura

 

Puede crear una factura directamente desde una ficha de cliente o a partir de un pedido cerrado con estado «aceptado» o de un contrato de servicios.

Tipos de facturas

Si crea una factura de una ficha de cliente, puede elegir 4 tipos facturas:

  • Factura standard

Es una factura standard No exige ningún requisito previo.

  • Factura rectificativa

Una factura rectificativa permite rehacer una factura sobre la que existen errores y sobre la que nada se hubiera realizado (antes del pago).

Solamente se puede crear una factura rectificativa para cada factura standard. Cuando creamos una factura rectificativa R, se elige la factura F a sustituir. Entonces no será posible realizar acciones sobre la factura F, esto último no cambia después de que la factura rectificativa R haya sido creada con estado borrador.

Si la factura rectificativa R se elimina, la factura F vuelve a su estado inicial y el ciclo de vida de la factura F puede reanudarse.

Si la factura rectificativa R es validada,la factura F pasa entonces al estado abandonada automáticamente. El ciclo de vida continúa en la factura R.

  • Las facturas de abono

Creamos una factura de abono sobre una factura standard. Se pueden crear varias facturas de abono sobre una factura standard. La factura de abono se transforma en reducción que se utilizará para reducir el pago de cualquier otra factura pendiente de pago.

 

Procedimiento

Una vez la factura se haya creado (en modo borrador), debe introducir en la factura los productos y servicios dados de alta en SOFTERP o bien introducir directamente la descripción, el IVA, el precio unitario. Para cada línea de la factura se debe definir también la cantidad y eventualmente un descuento.

Una vez la factura esté terminada debe validarse. Atención esta operación es irreversible. Cuando se valida una factura se le atribuye un número según el modelo de numeración indicada en la configuración del módulo Factura. Si se detecta algún error después de la validación de la factura, habrá que sustituirla por una factura rectificativa o bien por una factura de abono.

 Realizar pagos

Los pagos solamente se pueden efectuar sobre facturas validadas.

Si hay disponible un abono, podrá imputarse sobre una factura con un importe total inferior al del abono.

Clasificar la factura

Una factura validada puede ser clasificada definitivamente al estado:

  • Pagada (Si la suma de los pagos es igual o superior al importe reclamado).
  • Pagada parcialmente (Si la suma de los pagos es superior a 0 pero inferior al importe reclamado).
  • Abandonada (Si no se ha recibido pago alguno).

Facturas predefinidas

En SOFTERP, una factura designada como predefinida es simplemente una factura que se puede reutilizar muchas veces para emitir otras facturas con su información como base. Esto permite ganar mucho tiempo.

En el caso de la aplicación de los contratos, una factura predefinida puede ser definida con los correspondientes elementos concurrentes del contrato. Esto es muy interesante. Tener en cuenta que el período especificado para cada uno de los elementos resultantes de la factura abarca todo el período del contrato. Sólo debería cubrir los meses de facturación.

Ejemplos de uso

Facturación y pagos

UCIN02: Facturación y pago completo
Situación He creado una factura.He recibido completamente el pago.
Acciones He indicado todos los pagos de la factura. El saldo queda a 0.Puedo clasificar la factura como Pagada.
UCIN03: Facturación y pago superior recibido
Situación He creado una factura.He recibido un pago superior al importe reclamado.
Acciones Indico el importe recibido.Cierro la factura como Pagada. Creo un abono con lo recibido de más.
UCIN04: Facturación, pago completo y devolución de producto
Situación He creado una factura.Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura como Pagada. Más tarde, recibo una devolución de un producto.
Acciones Realizo un abono de esa factura.Este abono se puede convertir en una reducción para la próxima factura o devuelvo el dinero.
UCIN05: Facturación, pago completo y error de producto detectado
Situación He creado una factura.Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura como Pagada. Más tarde, descubro un error de producto.
Acciones Realizo un abono sobre esta factura que contiene el producto erróneo.Convierto este abono en reducción. Creo una nueva factura con el producto bueno. Integro el abono en la factura nueva factura. Eventualmente, si utilizo el módulo stock, corrijo el stock manualmente.
UCIN06: Facturación y pago parcial como anticipo (descuento)
Situación He creado una factura.He recibido un pago del importe de la factura menos un descuento acordado por pago anticipado.
Acciones Realizo el pago del valor recibido. Clasifico la factura como Pagada parcialmente e indico el motivo «La falta es un Descuento«.
UCIN07: Facturación, pago parcial o nulo y retorno de producto, corrección de anomalía o de error tolerable
Situación He creado una factura.Si recibo un pago parcial, lo indico. Recibo una devolución de una partida de productos  o no recibe el pico de los céntimos que faltan. Finalmente, el cliente espera un abono a pagar al final de la factura
Acciones Realizo un abono de la factura.Envío el abono. Luego convierto este abono en reducción para el cliente. Eventualmente, creo los pagos recibidos. Incluyo el abono en la lista de pagos de la factura (de lo contrario puedo incluirlo en otra factura). Clasifico la factura como Pagada.

NOTA:Compruebe que cuando realice el abono sobre una factura en estado ‘Empezada’, usted tiene que poner un mensaje diciendo «Atención, no cree un abono sobre una factura en proceso si el cliente ha cesado los pagos y espere a que este abono sea atendido para agregarlo en la lista de pagos o a que se cierre la factura. A continuación, compruebe que el importe del abono es menor que el de la factura para que se aplique – la cantidad ya recibida. En caso contrario, rehuse la creación del abono

UCIN08: Facturación, pago parcial, pero pagador moroso
Situación He creado una factura.He recibido un pago parcial, lo registro. Después de una larga espera, el resto del pago no se recibe y se pierde la esperanza.
Acciones Clasifico la factura al estado Pagada parcialmente e indico el motivo Moroso.
UCIN09: Facturación y ningún pago recibido por morosidad
Situación He creado una factura.Después de una larga espera, el pago no se recibe y se pierde la esperanza.
Acciones Clasifico la factura como Abandonada e indico el motivo Moroso.

Corrección errores en facturación

UCIN00: Error en el contenido de una factura a corregir por una factura rectificativa
Situación He creado una factura.La he validado. Me doy cuenta del error en el contenido (importe, descripción) después de la validación. Nota: para errores en el cliente, ver el caso UCIN10.
Acciones Clasifico la factura como abandonada con motivo ‘Otro’ (no es obligatorio).Creo una nueva factura seleccionando Factura rectificativa, escogiendo la factura a reemplazar como factura.
UCIN10a: Error en el cliente detectado antes del envío de la factura
Situación He creado una factura.La he validado. Me doy cuenta que la factura se ha creado con un cliente que no Es el correcto.
Acciones Clasifico la factura como abandonada con motivo ‘Otro’ y reseño el motivo «Error cliente incorrecto».creo una nueva factura de abono al cliente.

NOTA: Confirmar con los asesores fiscales que esto es posible si se realiza antes del envío. Si no es posible, prohibir esta la posibilidad y utilizar el caso siguiente.

UCIN10b: Error en el cliente (o factura creada 2 veces) detectado después del envío de la factura pero antes del pago
Situación He creado una factura.La he validado y enviado al cliente. Me doy cuenta que la factura se ha creado con un cliente que no es el correcto o que la factura es un duplicado de otra factura ya enviada.
Acciones Creo un abono sobre la factura que aún no se ha pagado con un importe inverso exacto a la factura.Convierto el abono en reducción. El abono se encuentra «tratado», se lo puedo enviar al cliente si lo deseo. Vuelvo a la factura errónea y aplico la reducción del abono. El débito queda entonces a cero y la clasifico como Pagada (pago de 0).
UCIN10c: Error en el cliente detectado después de realizar el pago
Situación He creado una factura al cliente con nombre X. La he validado. He realizado los pagos. La he clasificado como pagada. Me doy cuenta que la factura se ha creado a un cliente con información errónea y el cliente me pide una contrafactura del cliente X y una nueva factura como cliente Y.
Acciones Creo un abono sobre la factura errónea con todas las líneas invertidas.Transformo el abono en reducción. El abono se encuentra «tratado». Edito la ficha del cliente para corregir el nombre de X a Y Creo una nueva factura al cliente Y e incluyo todas las líneas. La valido. Incluyo el pago del abono El saldo queda entonces a 0 (sin débito). Puedo clasificar la factura como Pagada sin indicar otros pagos (el cliente ya ha pagado).

Plantillas de Facturas:

UCRIN01: Creación de una factura predefinida
Situación Creación de una factura predefinida
Acciones No es posible crear una factura recurrente en sí. Se compone de una factura normal que se reutiliza.
UCRIN02: Transformación de una factura normal en factura predefinida
Situación Transformación de una factura normal en factura predefinida
Acciones Abro una factura existente. Hago clic en «Convertir en recurrente». Indico un título (por ejemplo, «Actualización trimestral») y eventualmente una nota que podría ser una explicación del motivo de la repetición de esta factura. Mi factura es ahora una factura recurrente. Esto sólo será visible si pido la visualización de facturas recurrentes o creo una nueva factura.
UCRIN03: Utilización de una factura predefinida para la creación de una nueva factura
Situación Utilización de una factura predefinida para la creación de una nueva factura
Acciones Creo una nueva factura («Crear factura») y selecciono en «Crear desde factura recurrente» la factura recurrente que quiero utilizar como base (template) de la lista. Mi nueva factura está preparada y las modificaciones a realizar son menores.
Pasos importantes a realizar en el TPV TODOS LOS DÍAS

1- Hay que hacer el cierre de caja (Ver instrucciones para hacer cierre de caja)

2- Hay que cerrar la sesión del TPV y para ello hay que dar al botón de la derecha del menú superior antes de apagar el ordenador.

Configurar el SOFTERP para realizar domiciliaciones

1- Datos cuenta bancaria empresa

En primer lugar, en la pestaña de Bancos/Cajas hay que revisar que la cuenta bancaria introducida que se va a asociar a las domiciliaciones tenga todos los datos introducidos correctamente.  Será necesario que esté definido el IBAN, BIC, así como el titular de la cuenta y todos los campos de la cuenta (nombre del banco, DC..)

**Importante: Si hay varias cuentas bancarias tenéis que indicarnos con qué cuenta queréis hacer las domiciliaciones (Solo es posible con una).

 

2- Datos para configurar el módulo (Necesarios que el cliente nos los facilite):

1) Identificador del acreedor: Aquí deberemos introducir nuestro identificador como acreedor. Normalmente lo facilitará nuestra entidad bancaria.

2) Sufijo a utilizar en el identificador del acreedor cuando la domiciliación sea de tipo CORE/COR1.

3) Sufijo a utilizar en el identificador del acreedor cuando la domiciliación sea de tipo B2B.

4) Para agrupar en la misma linea las facturas de un mismo cliente.

5) Automatización de número de factura o nombre de la empresa

Nota: En caso de dejarse en blanco los campos (2) y (3) se utilizará el identificador del acreedor tal y como esté introducido en el campo (1).

 

 

3- Mandato SEPA para el cliente y configuración de cuenta bancaria

Este módulo permite la creación de archivos según la normativa europea SEPA(Single European Payment Area), listos para enviar a su banco a través de su intranet (oficina virtual), de esta forma nos evitaremos tener que rellenar de forma manual todas las líneas de una remesa bancaria.

 

3.1  Revisar ficha cliente

  • Pestaña cuentas bancarias

Los clientes a los que se quiera domiciliar tienen que tener definida cuenta bancaria en su ficha. Será necesario que esté definido el IBAN, BIC, así como el titular de la cuenta y todos los campos de la cuenta (nombre del banco, DC..)

Hay  que descargarse el documento SEPA y enviarlo al cliente para que lo devuelva firmado.

  • Pestaña SEPA

Pulsamos “Nuevo mandato” y deberemos introducir la referencia del mandato (usualmente se usa el CIF/NIF del cliente) y la fecha en que se firmó el mandato, esto es la fecha en que nos autorizó a realizar domiciliaciones en su cuenta y darle a “Grabar”.

Nota: En España, para el caso de clientes antiguos, se tomará como fecha de firma del mandato el 31-10-2009.

Crear un abono o factura rectificativa con SOFTERP

1º – Para poder crear un abono o factura rectificativa, en primer lugar tiene que haber alguna factura creada.

2º – Para poder crearlos, la factura tiene que estar validada (Ya que cuando se crea, se crea como borrador por defecto).

3º – Para poder hacer el abono o factura rectificativa de una factura hay que ir a la sección de clientes> Buscar el cliente de la factura y abrirlo. Cuando se abre el cliente aparecen varias pestañas, hay que ir a la de «Cliente». Desde esa pestaña permite crear presupuestos, facturas y abonos con la pestaña «Crear factura o abono».

ERRORES COMUNES
  • Si veis una pantalla que os aparece como esta, es porque no habéis cerrado sesión correctamente, para ello hay que seguir los siguientes pasos:

Hay que ir al SOFTERP> TPV> Terminales (pinchar en Listado)> ahí pulsar el botón “Liberar” del “TPV tienda”

 

  • El TPV funciona con puntos «.», ¡CON COMAS NO!
Cómo hacer domiciliaciones

Para realizar domiciliaciones hay que seguir estos dos pasos:

1. Crear facturas con forma de pago «Domiciliación»

 

  1. Crear la factura, escogiendo como forma de pago Domiciliación.
  2. Una vez se valide la factura, ir a su pestaña Domiciliaciones y hacer clic en el botón Realizar petición de domiciliación.

Nuestra factura estará lista para ser domiciliada. Esto se puede hacer para todas las facturas deseadas.

 

2. Generar archivo SEPA

 

  1. Ir al menú Bancos->Domiciliaciones->Nueva Domiciliación Aparecerá una ficha con la siguiente información: Nº de facturas pendientes de domiciliación y cantidad a domiciliar.
  2. Haremos clic en el botón «Domiciliar todas» o «Crear archivo sepa» (Aparecerá uno de los dos botones).
    Importante, si el botón aparece «Crear archivo sepa» aparecerá un desplegable llamado «Rcur» o «First» es importante seleccionar «Rcur» si en las pestañas de los clientes hemos elegido esta forma de domiciliación.La domiciliación estará dada de alta.
  3. Ir al menú Bancos->Domiciliaciones->Domiciliaciones y seleccionar la domiciliación que hemos creado.
  4.  Ir a la pestaña “SEPA”, y rellenar los datos del formulario:

(1) Fecha de cargo: Esta es la fecha en que se cargará la domiciliación en las cuentas de los clientes.

(2) Apunte en cuenta: Podremos seleccionar si queremos que se realice un apunte en cuenta por cada línes o uno global. Con el valor ‘true’ se realizará un apunte global.

(3) Código: Podremos selccionar si queremos aplicar el esquema CORE, COR1 o B2B.

(4) Tipo secuencia: Podremos seleccionar el tipo de secuencia (RCUR, FRST, FNAL, OOFF).

Una vez hecho estos descargaremos el archivo de la domiciliación para poder enviarlo al banco, haciendo clic en el link receipts/Txxxxx (donde xxxx es el número de la domiciliación)

5. Descargaremos el archivo de la domiciliación para poder enviarlo al banco, haciendo clic en el link receipts/Txxxxx (donde xxxx es el número de la domiciliación) y lo enviaremos al banco por el método acordado con este.

6- Una vez enviado, volveremos a la pantalla anterior y vamos a la pestaña FICHA y pulsamos en “clasificar como enviada”y rellenaremos los datos del envío de la misma (fecha, método).

7- Solo nos queda esperar a que el banco nos abone la domiciliación. Cuando esto ocurra volveremos a la domiciliación y en la pestaña FICHA le daremos a “clasificar como abonada” y le indicaremos la fecha de abono. Indicaremos la fecha y el programa nos dice que en el momento que se acepte esto automáticamente el programa creará los pagos de las facturas y las clasificará como pagadas.

 

Al cerrar una domiciliación, los pagos de las facturas se registrarán automáticamente, y las facturas completamente pagadas serán cerradas.

 

 

Hacer una venta de un producto

Para hacer una venta desde el softerp hay que entrar al TPV, meter el usuario y contraseña del programa y ya estaremos en el TPV SOFTERP.

  • En la pantalla se puede ver el lugar de búsqueda de los productos, podéis introducir la referencia o usar el lector de código de barras. (Siempre hay que pulsar en ese campo antes de leer el código de barras, de lo contrario no lo buscará). También aparecen un listado de los productos que tenéis a la venta en el programa en la zona de la izquierda. Si los seleccionáis se añadirán al carrito.
  • El botón del carrito sirve para vaciar el carrito y generar una nueva venta. Lo que hará es borrar todo lo que haya en el carrito y empezará una nueva venta.

 

Una vez añadidos todos los productos al carrito hay que pulsar el carrito OK y saldrá la pantalla de la izquierda donde en el campo de efectivo o tarjeta (depende de cómo paguen) el dinero a pagar y posteriormente pulsar «Grabar».

Una vez hecho esto, saldrá la ventana de impresión y bastaría con pulsar «imprimir» y ya se habría realizado la venta.

Devoluciones de recibos

¿Cómo devolver recibos domiciliados en el SOFTERP?

En el caso que alguna factura de la domiciliación nos sea devuelta, realizaremos lo siguiente:

1.- Iremos al menú Bancos/Cajas->Domiciliaciones->Ordenes domiciliadas y Entramos en la domiciliacion abonada y vamos al apartado LINEAS (Las líneas están dentro de la pestaña Ficha) y seleccionamos la devuelta y pulsamos en «emitir devolucion» y rellenamos los siguientes datos:

– Fecha de la devolución

– Motivo de la devolución

– Y a modo informativo, si facturamos o no al cliente los gastos ocasionados, que no implicará ninguna acción por parte de softerp.

Cómo crear empleados en SOFTERP

1- Ir a Inicio

2- En el menú de la izquierda ir a la pestaña «Usuarios y grupos»

3- Ahí se podrán crear nuevos usuarios/empleados, editarlos o borrarlos, así como definir los permisos de usuario y gestionar todo lo relacionado con los empleados.

Cómo gestionar los salarios de los empleados

Una vez que los empleados se hayan creado en la pestaña de «Usuarios y grupos» que se encuentra dentro de la sección «Inicio», hay que ir a la sección «Facturas»  y en el menú de la izquierda en la sección «Pagos especiales» aparece todo lo relacionado con los salarios de los trabajadores.

Hacer una devolución de un ticket

Desde el TPV > historial de facturas> introduzco el id del ticket y pulso ENTER. Una vez encontrado se selecciona y se pulsa el icono que aparece en la siguiente imagen recuadrado:

 

A continuación, te aparecerá el ticket con todos los productos pertenecientes al mismo, seleccionas los que quieres devolver y le das al icono indicado en la foto:

 

 

 

Ahora pulsamos en el carrito que pone OK

 

 

Por último, introducimos el importe en la casilla correspondiente, normalmente en la casilla efectivo, a no ser que la devolución se vaya a realizar a través de la tarjeta, en cuyo caso indicaríamos el importe en la casilla tarjeta, y pulsamos “Devolver dinero” en caso de que la devolución sea en efectivo o “Vale por devolución” en caso de que se vaya a realizar un vale con ese importe. Luego ya aparecería el ticket y sería darle a imprimir o directamente pulsar “Enter” para que se realice la impresión.

Explicación del menú «Domiciliaciones»

Menú Bancos y cajas>Domiciliaciones 

Nueva domiciliacion: Para domiciliar todas las facturas pendientes y se creará la nueva domiciliacion

Ordenes domiciliadas: Aparecen todas las domiciliaciones creadas

Lineas de domiciliacion: Todas las lineas de cada domiciliacion creadas y su estado

  • Devoluciones: Todas las lineas de domiciliacion que han sido devueltas.
  • Estadísticas
Cómo definir la forma de pago y las condiciones de pago tanto en un cliente como proveedor

1º – Hay que ir a la pestaña de Clientes/Proveedores y pulsar en el listado de clientes o listado de proveedores.

2º – Una vez abierta la ficha de un cliente o proveedor, si es cliente hay que pulsar en la pestaña «Cliente» y si es un proveedor hay que pulsar en la pestaña «Proveedor».

3º – Se abrirá la ficha de cliente o proveedor y aparecerán dos campos llamados «Condiciones de pago» y «Forma de pago». Aparecerá un icono para editarlos  y ahí aparecerá un desplegable para poder añadir o modificarlos.

**Si la forma o condición de pago deseada no aparece en el listado, contactad con nosotros para que os la insertemos.

Hacer un cierre de caja

¿Qué diferencia hay entre cierre de caja y arqueo?

  • El arqueo de caja lo único que haces es mostrar el dinero que hay en caja y registrar que había esa cantidad en ese momento.
  • Por otra parte, el cierre de caja muestra la cantidad de dinero en caja y marca todos los tickets que estaban en estado «cerrado» a «procesado». También elimina todos los tickets con estado «borrador». Al finalizar el proceso sale del terminal. Siempre actúa sobre tickets creados en esa terminal

 

Cómo realizar un cierre de caja

Para realizar un cierre de caja al final del día, desde el tpv, se pulsa el icono de la calculadora y se selecciona «cierre de caja» (Viene marcado por defecto), el programa te indica el total de dinero que hay en caja realizando la suma de todos los tickets del dia más el saldo inicial que hay en la caja, te indica la cantidad teórica que debería haber en la caja. Vosotras indicáis en la casilla de cantidad real, la cantidad que habéis contado que hay en vuestra caja de la tienda y le dais a crear.

 

A continuación, te aparecerá la opción de imprimir el control de caja o enviarlo por email

 

 

Importante recordar!!

Cada cierre de caja contendrá los tickets que se han realizado desde el anterior cierre de caja hasta ese momento. Solo hacer un cierre de caja al día, para poder ver en cada cierre todos los tickets que se han hecho de efectivo y tarjeta de ese mismo día.

Normalmente se suelen hacer al final del día.

 

Llevar un control estricto de la caja

Si se quiere llevar un control estricto de la caja de efectivo del softerp  y que siempre coincida con el total de la caja física que tenéis en la tienda es importante realizar esto.

1º- Ver la explicación de la sección «Antes de empezar a usar el TPV» que está más arriba.

2º- Si al final del día parte del dinero en efectivo lo metemos al banco será importante que esa transacción figure en el softerp para que el cierre de caja del día siguiente sea correcto.

  • Si lo que se hace es una transacción al banco desde el softerp si pinchamos en el menú superior en TPV> en la barra lateral izquierda en “Transferencias” podremos rellenar todos los campos indicando que desde la caja de efectivo hemos movido dinero a la cuenta bancaria, indicamos la fecha, la descripción y el importe y luego damos a añadir. De esta manera, la caja de efectivo queda actualizada.

 

 

Si en lugar de moverlo a un banco, simplemente queremos retirar dinero de la caja de efectivo o queremos añadir dinero, deberemos indicarlo en dicha cuenta de la siguiente manera:

Bancos cajas> pulsamos la cuenta de efectivo >Pestaña de registros bancarios> Añadir registro

Deberemos añadir el registro rellenando los campos de “Fecha”, “descripción” y en función de si vamos a añadir dinero o sacar dinero de la caja de efectivo debemos rellanar uno u otro y darle a añadir.

Debe: Si voy a sacar dinero de la caja de efectivo

Haber:  Si voy a meter dinero en la caja de efectivo

 

 

 

 

Visualizar el listado de cierres de caja

 

Para ver todos los cierres de caja, teneís que ir al softerp> tpv> en la columna de la izquierda pulsar la opción “cierres”. Pulsando en cada uno de ellos podreís ver los tickets asociados a cada cierre de caja y podreís volver a imprimirlos.

 

Cómo crear una cuenta bancaria dentro de un cliente o proveedor

1º – Para añadir una cuenta bancaria a un cliente o proveedor hay que entrar en la pestaña Clientes/proveedores.

2º – En el menú de la izquierda pulsar sobre «Listado de clientes» o «Listado de proveedores».

3º – Una vez dentro de la ficha del cliente o proveedor:

  • Si son versiones antiguas: Hay que pulsar en la pestaña «Ficha» y en el cuadro con todos los datos del cliente o proveedor hay una opción que pone «Cuenta bancaria» y hay que pulsar en el icono de su derecha .
  • Si son versiones recientes: Hay que pulsar en la pestaña «Información del pago» o «Cuenta bancaria»

4º – Se abrirá una nueva ventana y ahí hay que añadir la cuenta bancaria o en el icono «+» o botón que ponga «Nueva» que aparece a la derecha. Hay que rellenar todos los campos. (Los campos NO obligatorios son: Domiciliación de cuenta, Dirección del titular de la cuenta o RUM)

**Los campos «Fecha de firma del mandato» y «Modo domiciliación (FRST o RECUR)» solamente son necesarios si vais a utilizar las domiciliaciones bancarias

Sacar listado de pagos con tarjetas

En TPV>Facturas a clientes>Pagos -> Filtrar por efectivo o tarjeta y filtrar por días.

Como usar un vale por devolución

Los vales pos devolución se generan después de una devolución y se pueden usar a la hora de realizar una compra, te aparecerá la opción a la hora de pagar “utilizar cupon” (Si no apareciera esta opción, recargad la página CTRL + F5). Con la referencia del “vale” podrás encontrar el vale referente a esa devolución y usarlo.

 

 

  • Si el vale  es menor que el importe total, simplemente escogemos el vale  y automáticamente te resta el vale y en la pantalla aparece el importe a pagar por el cliente.
  • Si el vale es mayor que el importe de la venta, el sistema no te genera otro vale porque entiende que lo sobrante se devuelve en Por tanto, el tpv si te imprimirá un nuevo ticket con el importe restante, pero no lo guarda en el sistema, por lo que es necesario crear ese descuento en el sistema para que más adelante cuando vayan a usar ese nuevo vale con ese importe, el mismo figure en el sistema.

 

 

Esto lo podéis hacer después de cobrar al cliente, no hay prisa, pero deberéis hacerlo porque si el cliente vuelve más adelante a canjear lo que le quedaba de cheque debe estar en el sistema.

Crear tickets para un cliente específico

Si queremos un ticket en el que aparezcan los datos del cliente deberemos hacer lo siguiente:

1º- Antes de empezar a meter los productos en el carrito hay que cambiar el cliente que el TPV trae por defecto.

2º- Para ello, en la parte derecha hay una opción de cambiar cliente (Dicho cliente tiene que estar metido en el softerp).

3º- Si por el contrario, dicho cliente todavía no está dado de alta, primero hay que darle al botón de «Añadir nuevo cliente a softerp» y una vez creado hay que pulsar en «cambiar cliente», buscarlo y añadirlo.

Para ver que se ha cambiado realmente el cliente, en la siguiente imagen te aparece el lugar donde se visualiza.

Una vez terminada la venta, el cliente que aparecerá en la siguiente venta será el que viene por defecto (El último utilizado se quitará).

Crear productos con atributos (Talla, color…etc.)

Para crear productos que tengan diferentes tallas, color…etc.:

1º- Crear atributos: Para ello dentro de la sección Productos> servicios en el menú lateral izquierdo ir a Atributos de variantes.

2º- Arriba a la derecha hay un icono de un + «Crear». Pinchamos en él y metemos la referencia (sin espacios) y la etiqueta.

Una vez creado el atributo hay que meter sus valores. Hay que darle al botón de abajo a la derecha que pone «Crear» y rellenar la etiqueta, ej: Ref (sin espacios): AZUL y etiqueta: AZUL.

Para generar más atributos hay que repetir el paso 2.

3º- Creamos un producto genérico ej «Pantalón Vaquero» y una vez creado e introducido el precio vamos a la pestaña «Variantes». Ahí puedes crear tantas variantes como quieras para ese producto (Talla, color…etc.) e incluso si tienen alguna variación en el precio se le puede indicar.

Imprimir tus propias etiquetas con el softerp

** Antes de empezar a usar este módulo es necesario que nos aviséis para poder preconfigurarlo.

 

Cuando creas un producto te genera automáticamente el código de barras y para imprimirlos hay que ir a “Productos”> en el menú lateral izquierdo pinchar en “Etiquetas de productos”. Aparecerán todos los productos y  hay que seleccionarlos y darle a añadir lista,  una vez que hemos añadido todos los que queremos se pulsa en “imprimir lista”. Esto te genera un pdf y tendrás que pulsar en imprimir y escoger la impresora de etiquetas.

Si veis que tarda mucho en generar el pdf es porque tenéis que escoger menos número de productos para añadir a la lista.

Si al generar el pdf vierais que hay etiquetas que ya habéis imprimido, deberéis dar a vaciar lista y luego ya volver a seleccionar los productos > pulsar en añadir lista y luego en imprimir lista.

Hemos puesto que aparezca en la etiqueta el campo REF y precio, porque si ponemos el campo etiqueta es tan grande que pisa a las etiquetas de al lado, cuando los del modulo nos manden una actualización se podrá cambiar el tamaño de la letra. En el campo ref aparece una referencia que han puesto ellas y la talla.

Crear TPV (Si queréis más de uno)

Por defecto ya os aparece un TPV creado, pero si quisiérais crear más de uno deberéis seguir los siguientes pasos:

1º- Ir a menú superior TPV

2º Menú lateral izquierdo Terminales > Nuevo Terminal

Deberéis rellenara todos los campos:

Código: Indicar un codigo sin espacios ej: TPV_BILBAO

Nombre: Indicar nombre del TPV

Tipo: Normalmente se deja el que está «normal»

Código de barras: Indicar «Sí»

Cuenta de efectivo por defecto: Se escoge la cuenta de efectivo

Forma de pago en efectivo: Se escoge la opción «Efectivo»

Cuenta bancaria por defecto: Se escoge la cuenta bancaria que habéis dado de alta asociada a vuestro TPV fisico.

Forma de pago bancaria: Se escoge la opción «Tarjeta»

Almacén por defecto: Se escoge el almacén asociado a esa tienda.

Tercero por defecto: Se escoge el cliente por defecto que se va a usar.

 

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