Te ayudaremos en todo lo que necesites

Tutoriales y FAQs

¿Cómo hacer un albarán?

Para crear un albarán o pedido (Siendo estos dos conceptos lo mismo) hay que realizar lo siguiente:
1º- Click en el menú superior en “Presupuestos”
2º- En el menú izquierdo, debajo de presupuesto, hay un menu que se llama “Albaranes de clientes” y ahí dentro la opción de Nuevo albarán.
Desde ahí se podrán crear, modificar o eliminar todos los albaranes a clientes.

Descuento aplicado a una factura o presupuesto

Descuento fijo a un cliente (Cuando es un descuento en una factura o presupuesto determinado):

  • En la ficha del cliente, en la pestaña cliente, hay que editar el apartado “Descuento fijo”. Se abrirá una nueva página y deberás introducir la cantidad del descuento y si lleva IVA o no (Si el descuento quieres que se haga sobre la base imponible deberás poner que el descuento tiene 21% de IVA) y pulsar el boton “Crear descuento fijo”.
  • Una vez creado el descuento deberás ir a la factura o presupuesto y en el campo “Descuento fijo” escoger el descuento creado y lo añadirá como una linea más de la factura pero con valor negativo, podrás mover la línea o eliminarla.
  • Para poder editar dicho descuento se deberá eliminar la linea de la factura o presupuesto e ir al mismo sitio donde se creó dicho descuento, eliminarlo y volver a crear uno nuevo. Y, por último, volver a vincular dicho descuento a la factura o presupuesto.
  • Se podrán crear tantos descuentos fijos como desees y cada uno asociarlo a una sola factura o presupuesto.

Descuento relativo a un cliente (Cuando es un descuento que se va a aplicar siempre):

  • En la ficha del cliente, en la pestaña cliente, hay que editar el apartado “Descuento relativo”. Se abrirá una nueva página y deberás introducir el % de descuento.
  • Una vez creado el descuento deberás ir a la factura o presupuesto y en el campo “Descuento relativo” escoger el descuento creado y se aplicará sobre el importe final.

 

Descargar todas las facturas agrupadas por mes en un solo pdf

Para poder agrupar todas las facturas de un mes, año…. en un solo pdf hay que realizar lo siguiente:

  • En el listado de facturas habría que filtrar por mes o por año y luego darle a la lupa de la derecha para realizar dicho filtrado.
  • A continuación, seleccionamos con el cuadrito de la derecha todas las facturas y arriba aparece un desplegable, hay que seleccionar fusión pdf y se fusionaran todas las facturas en un único pdf.
Como enlazar varios pedidos a una factura
  • Para crear una factura para numerosos pedidos, haga primero click sobre el cliente y luego elija “Facturar pedidos”.
  • En la ficha del cliente>en la pestaña cliente>botón Facturar pedidos
Creación de partes de trabajo

IMPRESIÓN DE PARTES PARA LLEVAR AL CLIENTE

1º – Hay que pulsar en la pestaña de partes de trabajo en el menú superior

2º- En el menú lateral izquierdo hay que pulsar “Nuevo parte ”

3º- Hay que elegir el cliente y pulsar “Crear borrador”

4º- En el campo descripcion hay que introducir la descripcion del aviso y pulsar “Crear borrador”

5º- Una vez creado el parte hay que ir a la pestaña superior “Contacto de parte”, en esta sección se escoge el tecnico asociado a la incidencia y la persona responsable de la empresa.

6º- Por último, se vuelve a la pestaña “Ficha” y abajo del todo, en la sección documentos, se pulsa en “Generar” y una vez generado en el archivo pdf.

RELLENAR EL PARTE (Cuando éste ya ha sido creado pero no validado):

1º – Hay que pulsar en la pestaña de partes de trabajo en el menú superior

2º- En el menú lateral izquierdo hay que pulsar “Listado ” y seleccionar el parte asociado

3º- En el campo “Descripcion”

 

Crear Presupuesto

Ciclo de vida / Reglas de gestión

Cuando se crea un Presupuesto, su primer estado es Borrador, a la espera de ser validado. Una vez que ha sido validado, pasa al estado Abierto, de este estado puede pasar a; no firmado, si el cliente no acepta el presupuesto acaba, su ciclo de vida. A firmado si sí lo acepta, en este último caso se creará, el pedido correspondiente.

 

Crear un presupuesto

La creación de un presupuesto se hace desde la ficha Cliente en el área de Clientes/proveedores o desde el área de presupuestos.

Para crear un presupuesto debe tener definido un contacto para este cliente.

Siga las indicaciones para crear un presupuesto borrador y, a continuación, confirme cuando esté listo (contrariamente a las facturas, se puede modificar un presupuesto validado).

Crear factura o pedido a partir de presupuesto

Cierre un presupuesto como firmado cuando el cliente haya dado su consentimiento. Entonces desde la ficha del presupuesto aparecerán las siguientes opciones:

  • Crear factura o abono
  • Crear pedido

Una vez que se haya facturado, hay que volver al presupuesto y clasificarlo como facturado.

Ejemplos casos de uso

UCCP01: Petición de un presupuesto
Situación Un posible cliente me pide un presupuesto.
Acciones Doy de alta al cliente en la seccion Clientes/Proveedores

  • Relleno los datos y hago clic en Crear cliente
  • Voy a la seccion presupuestos y le doy a Crear presupuesto
  • Relleno los datos (validez, condiciones y forma de pago, etc.) y hago clic en Crear borrador
  • Agrego los productos y/o servicios del presupuesto.
  • Una vez todos los productos y/o servicios han sido incluidos en el presupuesto, lo valido haciendo clic en Validar.
Creación de facturas (Factura Standard, factura rectificativa o Abono)

Creación de una factura

 

Puede crear una factura directamente desde una ficha de cliente o a partir de un pedido cerrado con estado “aceptado” o de un contrato de servicios.

Tipos de facturas

Si crea una factura de una ficha de cliente, puede elegir 4 tipos facturas:

  • Factura standard

Es una factura standard No exige ningún requisito previo.

  • Factura rectificativa

Una factura rectificativa permite rehacer una factura sobre la que existen errores y sobre la que nada se hubiera realizado (antes del pago).

Solamente se puede crear una factura rectificativa para cada factura standard. Cuando creamos una factura rectificativa R, se elige la factura F a sustituir. Entonces no será posible realizar acciones sobre la factura F, esto último no cambia después de que la factura rectificativa R haya sido creada con estado borrador.

Si la factura rectificativa R se elimina, la factura F vuelve a su estado inicial y el ciclo de vida de la factura F puede reanudarse.

Si la factura rectificativa R es validada,la factura F pasa entonces al estado abandonada automáticamente. El ciclo de vida continúa en la factura R.

  • Las facturas de abono

Creamos una factura de abono sobre una factura standard. Se pueden crear varias facturas de abono sobre una factura standard. La factura de abono se transforma en reducción que se utilizará para reducir el pago de cualquier otra factura pendiente de pago.

  • Las facturas de anticipo

Puede crear las facturas de anticipo que desee. Una factura de anticipo se convertirá en una reducción (ya pagada) para otra factura (la factura definitiva) a la que se le aplicará el anticipo.

Procedimiento

Una vez la factura se haya creado (en modo borrador), debe introducir en la factura los productos y servicios dados de alta en SOFTERP o bien introducir directamente la descripción, el IVA, el precio unitario. Para cada línea de la factura se debe definir también la cantidad y eventualmente un descuento.

Una vez la factura esté terminada debe validarse. Atención esta operación es irreversible. Cuando se valida una factura se le atribuye un número según el modelo de numeración indicada en la configuración del módulo Factura. Si se detecta algún error después de la validación de la factura, habrá que sustituirla por una factura rectificativa o bien por una factura de abono.

 Realizar pagos

Los pagos solamente se pueden efectuar sobre facturas validadas.

Si hay disponible un abono, podrá imputarse sobre una factura con un importe total inferior al del abono.

Clasificar la factura

Una factura validada puede ser clasificada definitivamente al estado:

  • Pagada (Si la suma de los pagos es igual o superior al importe reclamado).
  • Pagada parcialmente (Si la suma de los pagos es superior a 0 pero inferior al importe reclamado).
  • Abandonada (Si no se ha recibido pago alguno).

Facturas predefinidas

En SOFTERP, una factura designada como predefinida es simplemente una factura que se puede reutilizar muchas veces para emitir otras facturas con su información como base. Esto permite ganar mucho tiempo.

En el caso de la aplicación de los contratos, una factura predefinida puede ser definida con los correspondientes elementos concurrentes del contrato. Esto es muy interesante. Tener en cuenta que el período especificado para cada uno de los elementos resultantes de la factura abarca todo el período del contrato. Sólo debería cubrir los meses de facturación.

Ejemplos de uso

Anticipos

UCIN01: Recepción de anticipo en el pedido para la factura final
Situación Recibo un pago de anticipo.
Acciones Creo una factura de anticipo con el importe recibido que clasifico como pagada y que enviaré o no.Convierto esta factura en una reducción futura. Más tarde creo la factura completa. Incluyo la reducción del anticipo en la factura completa que reducirá el resto a pagar. Envío la factura completa generada que indica que un anticipo ya ha sido recibido..

Facturación y pagos

UCIN02: Facturación y pago completo
Situación He creado una factura.He recibido completamente el pago.
Acciones He indicado todos los pagos de la factura. El saldo queda a 0.Puedo clasificar la factura como Pagada.
UCIN03: Facturación y pago superior recibido
Situación He creado una factura.He recibido un pago superior al importe reclamado.
Acciones Indico el importe recibido.Cierro la factura como Pagada. Creo un abono con lo recibido de más.
UCIN04: Facturación, pago completo y devolución de producto
Situación He creado una factura.Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura como Pagada. Más tarde, recibo una devolución de un producto.
Acciones Realizo un abono de esa factura.Este abono se puede convertir en una reducción para la próxima factura o devuelvo el dinero.
UCIN05: Facturación, pago completo y error de producto detectado
Situación He creado una factura.Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura como Pagada. Más tarde, descubro un error de producto.
Acciones Realizo un abono sobre esta factura que contiene el producto erróneo.Convierto este abono en reducción. Creo una nueva factura con el producto bueno. Integro el abono en la factura nueva factura. Eventualmente, si utilizo el módulo stock, corrijo el stock manualmente.
UCIN06: Facturación y pago parcial como anticipo (descuento)
Situación He creado una factura.He recibido un pago del importe de la factura menos un descuento acordado por pago anticipado.
Acciones Realizo el pago del valor recibido. Clasifico la factura como Pagada parcialmente e indico el motivo “La falta es un Descuento“.
UCIN07: Facturación, pago parcial o nulo y retorno de producto, corrección de anomalía o de error tolerable
Situación He creado una factura.Si recibo un pago parcial, lo indico. Recibo una devolución de una partida de productos  o no recibe el pico de los céntimos que faltan. Finalmente, el cliente espera un abono a pagar al final de la factura
Acciones Realizo un abono de la factura.Envío el abono. Luego convierto este abono en reducción para el cliente. Eventualmente, creo los pagos recibidos. Incluyo el abono en la lista de pagos de la factura (de lo contrario puedo incluirlo en otra factura). Clasifico la factura como Pagada.

NOTA:Compruebe que cuando realice el abono sobre una factura en estado ‘Empezada’, usted tiene que poner un mensaje diciendo “Atención, no cree un abono sobre una factura en proceso si el cliente ha cesado los pagos y espere a que este abono sea atendido para agregarlo en la lista de pagos o a que se cierre la factura. A continuación, compruebe que el importe del abono es menor que el de la factura para que se aplique – la cantidad ya recibida. En caso contrario, rehuse la creación del abono

UCIN08: Facturación, pago parcial, pero pagador moroso
Situación He creado una factura.He recibido un pago parcial, lo registro. Después de una larga espera, el resto del pago no se recibe y se pierde la esperanza.
Acciones Clasifico la factura al estado Pagada parcialmente e indico el motivo Moroso.
UCIN09: Facturación y ningún pago recibido por morosidad
Situación He creado una factura.Después de una larga espera, el pago no se recibe y se pierde la esperanza.
Acciones Clasifico la factura como Abandonada e indico el motivo Moroso.

Corrección errores en facturación

UCIN00: Error en el contenido de una factura a corregir por una factura rectificativa
Situación He creado una factura.La he validado. Me doy cuenta del error en el contenido (importe, descripción) después de la validación. Nota: para errores en el cliente, ver el caso UCIN10.
Acciones Clasifico la factura como abandonada con motivo ‘Otro’ (no es obligatorio).Creo una nueva factura seleccionando Factura rectificativa, escogiendo la factura a reemplazar como factura.
UCIN10a: Error en el cliente detectado antes del envío de la factura
Situación He creado una factura.La he validado. Me doy cuenta que la factura se ha creado con un cliente que no Es el correcto.
Acciones Clasifico la factura como abandonada con motivo ‘Otro’ y reseño el motivo “Error cliente incorrecto”.creo una nueva factura de abono al cliente.

NOTA: Confirmar con los asesores fiscales que esto es posible si se realiza antes del envío. Si no es posible, prohibir esta la posibilidad y utilizar el caso siguiente.

UCIN10b: Error en el cliente (o factura creada 2 veces) detectado después del envío de la factura pero antes del pago
Situación He creado una factura.La he validado y enviado al cliente. Me doy cuenta que la factura se ha creado con un cliente que no es el correcto o que la factura es un duplicado de otra factura ya enviada.
Acciones Creo un abono sobre la factura que aún no se ha pagado con un importe inverso exacto a la factura.Convierto el abono en reducción. El abono se encuentra “tratado”, se lo puedo enviar al cliente si lo deseo. Vuelvo a la factura errónea y aplico la reducción del abono. El débito queda entonces a cero y la clasifico como Pagada (pago de 0).
UCIN10c: Error en el cliente detectado después de realizar el pago
Situación He creado una factura al cliente con nombre X. La he validado. He realizado los pagos. La he clasificado como pagada. Me doy cuenta que la factura se ha creado a un cliente con información errónea y el cliente me pide una contrafactura del cliente X y una nueva factura como cliente Y.
Acciones Creo un abono sobre la factura errónea con todas las líneas invertidas.Transformo el abono en reducción. El abono se encuentra “tratado”. Edito la ficha del cliente para corregir el nombre de X a Y Creo una nueva factura al cliente Y e incluyo todas las líneas. La valido. Incluyo el pago del abono El saldo queda entonces a 0 (sin débito). Puedo clasificar la factura como Pagada sin indicar otros pagos (el cliente ya ha pagado).

Facturas predefinidas

UCRIN01: Creación de una factura predefinida
Situación Creación de una factura predefinida
Acciones No es posible crear una factura recurrente en sí. Se compone de una factura normal que se reutiliza.
UCRIN02: Transformación de una factura normal en factura predefinida
Situación Transformación de una factura normal en factura predefinida
Acciones Abro una factura existente. Hago clic en “Convertir en recurrente”. Indico un título (por ejemplo, “Actualización trimestral”) y eventualmente una nota que podría ser una explicación del motivo de la repetición de esta factura. Mi factura es ahora una factura recurrente. Esto sólo será visible si pido la visualización de facturas recurrentes o creo una nueva factura.
UCRIN03: Utilización de una factura predefinida para la creación de una nueva factura
Situación Utilización de una factura predefinida para la creación de una nueva factura
Acciones Creo una nueva factura (“Crear factura”) y selecciono en “Crear desde factura recurrente” la factura recurrente que quiero utilizar como base (template) de la lista. Mi nueva factura está preparada y las modificaciones a realizar son menores.
Crear un abono o factura rectificativa con SOFTERP

1º – Para poder crear un abono o factura rectificativa, en primer lugar tiene que haber alguna factura creada.

2º – Para poder crearlos, la factura tiene que estar validada (Ya que cuando se crea, se crea como borrador por defecto).

3º – Para poder hacer el abono o factura rectificativa de una factura hay que ir a la sección de clientes> Buscar el cliente de la factura y abrirlo. Cuando se abre el cliente aparecen varias pestañas, hay que ir a la de “Cliente”. Desde esa pestaña permite crear presupuestos, facturas y abonos con la pestaña “Crear factura o abono”.

Cómo crear empleados en SOFTERP

1- Ir a Inicio

2- En el menú de la izquierda ir a la pestaña “Usuarios y grupos”

3- Ahí se podrán crear nuevos usuarios/empleados, editarlos o borrarlos, así como definir los permisos de usuario y gestionar todo lo relacionado con los empleados.

Cómo gestionar los salarios de los empleados

Una vez que los empleados se hayan creado en la pestaña de “Usuarios y grupos” que se encuentra dentro de la sección “Inicio”, hay que ir a la sección “Facturas”  y en el menú de la izquierda en la sección “Pagos especiales” aparece todo lo relacionado con los salarios de los trabajadores.

Cómo definir la forma de pago y las condiciones de pago tanto en un cliente como proveedor

1º – Hay que ir a la pestaña de Clientes/Proveedores y pulsar en el listado de clientes o listado de proveedores.

2º – Una vez abierta la ficha de un cliente o proveedor, si es cliente hay que pulsar en la pestaña “Cliente” y si es un proveedor hay que pulsar en la pestaña “Proveedor”.

3º – Se abrirá la ficha de cliente o proveedor y aparecerán dos campos llamados “Condiciones de pago” y “Forma de pago”. Aparecerá un icono para editarlos  y ahí aparecerá un desplegable para poder añadir o modificarlos.

Cómo crear una cuenta bancaria dentro de un cliente o proveedor

1º – Para añadir una cuenta bancaria a un cliente o proveedor hay que entrar en la pestaña Clientes/proveedores.

2º – En el menú de la izquierda pulsar sobre “Listado de clientes” o “Listado de proveedores”.

3º – Una vez dentro de la ficha del cliente o proveedor hay que pulsar en la pestaña “Ficha” y en el cuadro con todos los datos del cliente o proveedor hay una opción que pone “Cuenta bancaria” y hay que pulsar en el icono de su derecha .

4º – Se abrirá una nueva ventana y ahí hay que añadir la cuenta bancaria.

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