Creación de facturas (Factura Standard, factura rectificativa o Abono)
Creación de una factura
Puede crear una factura directamente desde una ficha de cliente o a partir de un pedido cerrado con estado «aceptado» o de un contrato de servicios.
Tipos de facturas
Si crea una factura de una ficha de cliente, puede elegir 4 tipos facturas:
- Factura standard
Es una factura standard No exige ningún requisito previo.
- Factura rectificativa
Una factura rectificativa permite rehacer una factura sobre la que existen errores y sobre la que nada se hubiera realizado (antes del pago).
Solamente se puede crear una factura rectificativa para cada factura standard. Cuando creamos una factura rectificativa R, se elige la factura F a sustituir. Entonces no será posible realizar acciones sobre la factura F, esto último no cambia después de que la factura rectificativa R haya sido creada con estado borrador.
Si la factura rectificativa R se elimina, la factura F vuelve a su estado inicial y el ciclo de vida de la factura F puede reanudarse.
Si la factura rectificativa R es validada,la factura F pasa entonces al estado abandonada automáticamente. El ciclo de vida continúa en la factura R.
- Las facturas de abono
Creamos una factura de abono sobre una factura standard. Se pueden crear varias facturas de abono sobre una factura standard. La factura de abono se transforma en reducción que se utilizará para reducir el pago de cualquier otra factura pendiente de pago.
Procedimiento
Una vez la factura se haya creado (en modo borrador), debe introducir en la factura los productos y servicios dados de alta en SOFTERP o bien introducir directamente la descripción, el IVA, el precio unitario. Para cada línea de la factura se debe definir también la cantidad y eventualmente un descuento.
Una vez la factura esté terminada debe validarse. Atención esta operación es irreversible. Cuando se valida una factura se le atribuye un número según el modelo de numeración indicada en la configuración del módulo Factura. Si se detecta algún error después de la validación de la factura, habrá que sustituirla por una factura rectificativa o bien por una factura de abono.
Realizar pagos
Los pagos solamente se pueden efectuar sobre facturas validadas.
Si hay disponible un abono, podrá imputarse sobre una factura con un importe total inferior al del abono.
Clasificar la factura
Una factura validada puede ser clasificada definitivamente al estado:
- Pagada (Si la suma de los pagos es igual o superior al importe reclamado).
- Pagada parcialmente (Si la suma de los pagos es superior a 0 pero inferior al importe reclamado).
- Abandonada (Si no se ha recibido pago alguno).
Facturas predefinidas
En SOFTERP, una factura designada como predefinida es simplemente una factura que se puede reutilizar muchas veces para emitir otras facturas con su información como base. Esto permite ganar mucho tiempo.
En el caso de la aplicación de los contratos, una factura predefinida puede ser definida con los correspondientes elementos concurrentes del contrato. Esto es muy interesante. Tener en cuenta que el período especificado para cada uno de los elementos resultantes de la factura abarca todo el período del contrato. Sólo debería cubrir los meses de facturación.
Ejemplos de uso
Facturación y pagos
| UCIN02: Facturación y pago completo | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.He recibido completamente el pago. |
| Acciones | He indicado todos los pagos de la factura. El saldo queda a 0.Puedo clasificar la factura como Pagada. |
| UCIN03: Facturación y pago superior recibido | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.He recibido un pago superior al importe reclamado. |
| Acciones | Indico el importe recibido.Cierro la factura como Pagada. Creo un abono con lo recibido de más. |
| UCIN04: Facturación, pago completo y devolución de producto | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura como Pagada. Más tarde, recibo una devolución de un producto. |
| Acciones | Realizo un abono de esa factura.Este abono se puede convertir en una reducción para la próxima factura o devuelvo el dinero. |
| UCIN05: Facturación, pago completo y error de producto detectado | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura como Pagada. Más tarde, descubro un error de producto. |
| Acciones | Realizo un abono sobre esta factura que contiene el producto erróneo.Convierto este abono en reducción. Creo una nueva factura con el producto bueno. Integro el abono en la factura nueva factura. Eventualmente, si utilizo el módulo stock, corrijo el stock manualmente. |
| UCIN06: Facturación y pago parcial como anticipo (descuento) | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.He recibido un pago del importe de la factura menos un descuento acordado por pago anticipado. |
| Acciones | Realizo el pago del valor recibido. Clasifico la factura como Pagada parcialmente e indico el motivo «La falta es un Descuento«. |
| UCIN07: Facturación, pago parcial o nulo y retorno de producto, corrección de anomalía o de error tolerable | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.Si recibo un pago parcial, lo indico. Recibo una devolución de una partida de productos o no recibe el pico de los céntimos que faltan. Finalmente, el cliente espera un abono a pagar al final de la factura |
| Acciones | Realizo un abono de la factura.Envío el abono. Luego convierto este abono en reducción para el cliente. Eventualmente, creo los pagos recibidos. Incluyo el abono en la lista de pagos de la factura (de lo contrario puedo incluirlo en otra factura). Clasifico la factura como Pagada.
NOTA:Compruebe que cuando realice el abono sobre una factura en estado ‘Empezada’, usted tiene que poner un mensaje diciendo «Atención, no cree un abono sobre una factura en proceso si el cliente ha cesado los pagos y espere a que este abono sea atendido para agregarlo en la lista de pagos o a que se cierre la factura. A continuación, compruebe que el importe del abono es menor que el de la factura para que se aplique – la cantidad ya recibida. En caso contrario, rehuse la creación del abono |
| UCIN08: Facturación, pago parcial, pero pagador moroso | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.He recibido un pago parcial, lo registro. Después de una larga espera, el resto del pago no se recibe y se pierde la esperanza. |
| Acciones | Clasifico la factura al estado Pagada parcialmente e indico el motivo Moroso. |
| UCIN09: Facturación y ningún pago recibido por morosidad | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.Después de una larga espera, el pago no se recibe y se pierde la esperanza. |
| Acciones | Clasifico la factura como Abandonada e indico el motivo Moroso. |
Corrección errores en facturación
| UCIN00: Error en el contenido de una factura a corregir por una factura rectificativa | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.La he validado. Me doy cuenta del error en el contenido (importe, descripción) después de la validación. Nota: para errores en el cliente, ver el caso UCIN10. |
| Acciones | Clasifico la factura como abandonada con motivo ‘Otro’ (no es obligatorio).Creo una nueva factura seleccionando Factura rectificativa, escogiendo la factura a reemplazar como factura. |
| UCIN10a: Error en el cliente detectado antes del envío de la factura | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.La he validado. Me doy cuenta que la factura se ha creado con un cliente que no Es el correcto. |
| Acciones | Clasifico la factura como abandonada con motivo ‘Otro’ y reseño el motivo «Error cliente incorrecto».creo una nueva factura de abono al cliente.
NOTA: Confirmar con los asesores fiscales que esto es posible si se realiza antes del envío. Si no es posible, prohibir esta la posibilidad y utilizar el caso siguiente. |
| UCIN10b: Error en el cliente (o factura creada 2 veces) detectado después del envío de la factura pero antes del pago | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura.La he validado y enviado al cliente. Me doy cuenta que la factura se ha creado con un cliente que no es el correcto o que la factura es un duplicado de otra factura ya enviada. |
| Acciones | Creo un abono sobre la factura que aún no se ha pagado con un importe inverso exacto a la factura.Convierto el abono en reducción. El abono se encuentra «tratado», se lo puedo enviar al cliente si lo deseo. Vuelvo a la factura errónea y aplico la reducción del abono. El débito queda entonces a cero y la clasifico como Pagada (pago de 0). |
| UCIN10c: Error en el cliente detectado después de realizar el pago | |
|---|---|
| Situación | He creado una factura al cliente con nombre X. La he validado. He realizado los pagos. La he clasificado como pagada. Me doy cuenta que la factura se ha creado a un cliente con información errónea y el cliente me pide una contrafactura del cliente X y una nueva factura como cliente Y. |
| Acciones | Creo un abono sobre la factura errónea con todas las líneas invertidas.Transformo el abono en reducción. El abono se encuentra «tratado». Edito la ficha del cliente para corregir el nombre de X a Y Creo una nueva factura al cliente Y e incluyo todas las líneas. La valido. Incluyo el pago del abono El saldo queda entonces a 0 (sin débito). Puedo clasificar la factura como Pagada sin indicar otros pagos (el cliente ya ha pagado). |
Plantillas de Facturas:
| UCRIN01: Creación de una factura predefinida | |
|---|---|
| Situación | Creación de una factura predefinida |
| Acciones | No es posible crear una factura recurrente en sí. Se compone de una factura normal que se reutiliza. |
| UCRIN02: Transformación de una factura normal en factura predefinida | |
|---|---|
| Situación | Transformación de una factura normal en factura predefinida |
| Acciones | Abro una factura existente. Hago clic en «Convertir en recurrente». Indico un título (por ejemplo, «Actualización trimestral») y eventualmente una nota que podría ser una explicación del motivo de la repetición de esta factura. Mi factura es ahora una factura recurrente. Esto sólo será visible si pido la visualización de facturas recurrentes o creo una nueva factura. |
| UCRIN03: Utilización de una factura predefinida para la creación de una nueva factura | |
|---|---|
| Situación | Utilización de una factura predefinida para la creación de una nueva factura |
| Acciones | Creo una nueva factura («Crear factura») y selecciono en «Crear desde factura recurrente» la factura recurrente que quiero utilizar como base (template) de la lista. Mi nueva factura está preparada y las modificaciones a realizar son menores. |
